WzoryDokumentow.org.pl
Sprawdź nas
 

Akta Osobowe

Jednym z istotnych powinności pracodawcy, wynikającym z artykułu 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest tworzenie dokumentów, powiązanej ze stosunkiem pracy i kartoteką osobową pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca, odbiegając od specyfikacji prawnej utrzymywanej działalności gospodarczej oraz liczby zatrudnionych pracowników, rozpoczyna oraz prowadzi, niezależnie dla każdego zatrudnionego, akta osobowe.

Dokładne reguły koordynowania dokumentacji zatrudnionych scharakteryzowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.96r. w sprawie obszaru koordynowania dokumentów w sytuacjach powiązanych ze stosunkiem pracy i metodami koordynowanie kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Zatrudniający zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika akta osobowe, złożone z trzech części:
• A – zawiera kartoteki przechowywane w związku ze staraniem się o zatrudnienie
• B – obejmuje akta dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
• C – gromadzi akta powiązane z ustaniem zatrudnienia konkretnej osoby

Część A - dokumenty składowane w związku ze staraniem się o pracę, jest to tak zwany katalog informacji osobowych.

Dokumenty, których pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o pracę, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z daty 28 maja 1996 r. w kwestii zakresu nadzorowania kartoteki w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i metody prowadzenia akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:

• zaświadczenie medyczne potwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym miejscu pracy,
• akty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, konieczne do świadczenia danej pracy,
• akty pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne akta poświadczające okresy zatrudnienia,
• wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę,
• inne akta jeżeli obowiązek ich przedłożenia wypływa z odrębnych przepisów.

Kandydat starający się o pracę ma możliwość jeszcze przedłożyć z własnej inicjatywy inne akta, takie jak świadectwa oraz certyfikaty potwierdzające jej kompetencje oraz umiejętności biznesowe, poświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.

Trzeba nie zapominać, że zatrudniający przechowuje w dokumentach osobowych zatrudnionego tylko kopie albo odpisy przedstawianych dokumentów. Pierwowzorów należy chcieć wyłącznie do wglądu albo w zamyśle stworzenia duplikatu albo odpisu.

Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.

Po ustaniu procesu przyjęć, pracodawca ma możliwość chcieć, od osoby już przyjętej, podania, oprócz informacji, które uzyskał w trakcie ubiegania się o pracę, także dodatkowych danych. Fundamentem jest artykuł 221 § 2 KP. Fundamentalnym dokumentem, jaki przygotowuje pracodawca, kiedy podejmie decyzję o przyjęciu kandydata jest umowa o pracę. Jeśli ponadto opisał pracownikowi zakres jego czynności, to trzeba go także przetrzymywać w tej części akt osobowych. W tej części powinny się też znaleźć:

• oświadczenie lekarskie powiązane z kontrolą okresową i kontrolnymi,
• informacja dotycząca jednakowego traktowania,
• formalne poświadczenie zaznajomienia się pracownika z treścią przepisów i zasad BHP, istotą regulaminu pracy, obszarem danych objętych tajemnicą służbową, informacją pracowniczą,
• deklaracja pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,
• deklaracja o zakazie konkurencji, jeżeli była wzięta pod uwagę,
• ankietę osobową dla pracownika,
• świadectwo skończenia wymaganego przeszkolenia BHP,
• PIT-2,
• potwierdzenie pracownika – posiadającego dzieci o zamiarze albo braku konieczności korzystania z uprawnień rodzicielskich, uprawnieniach pracownika , pod którego opieką znajduje się dziecko do lat 4, uprawnieniach pracownika , pod którego opieką znajduje się dziecko do lat czternastu,
• oświadczenie dotyczące podwyższonych kwot uzyskania wpływów,
• dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji pracowniczych, gratyfikacjami-sankcjami porządkowymi, zaniżonym wymiarem trybu pracy albo jednostkowym rozłożeniem trybu pracy.

Mogą tu także odnaleźć się pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego albo nieodpłatnego.

Tak jak w poprzedzającej części danych osobowych – tak też tutaj – zebrane dokumenty muszą być ułożone uszeregowane i ponumerowane.

Część C – akty powiązane z zakończeniem stosunku pracy, tj.:

• duplikat wystawionego świadectwa pracy,
• orzeczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.

Popularne

  1. VAT-7
  2. VAT-7

Artykuły

Dlaczego wfirma.pl?

Oszczędność czasu

Program jest tak skonstruowany, aby automatycznie ułatwiał realizacje określonych zadań. Możliwe jest wykonywanie tych samych poleceń z różnych pozycji w programie.

więcej...

Oszczędność pieniędzy

Koszty prowadzenia działalności można bez wątpienia pomniejszyć o koszty usług księgowych, oprogramowania i jego aktualizacji, a także wiele innych wydatków.

więcej...

Uniwersalność

wfirma.pl jest zbiorem wszystkich dostępnych na rynku online narzędzi finansowo-księgowych. Oprogramowanie nie traci na wartości, gdyż jego aktualizacja odbywa się online

więcej...

Aktualność

Współpracujące z wfirma.pl biuro rachunkowe czuwa nad tym, aby nasze oprogramowanie było stale aktualne i zgodne z wciąż zmieniającymi się przepisami w prawie podatkowym.

więcej...